去认真的进行了解，不仅要先找到一个合适的人去做这件事，还需要得到一份可行的方案。在这个基础上在考虑实际的举办问题，而这个负责人的选择本身就是一个大难题，深圳活动年会策划想要成功的举办公司年会。
必须要从几个方面着手，*一就是对负责人的确立，领导们不可能把自己的时间投入到年会上。所以这件事情就必须有一个总的负责人，只有这样，才可以让整个集体都充分的发挥自己的作用。而不是像无头苍蝇一样，不知道自己该干点什么。
还有一个就是对于方案的问题，必须要先确定一个可行的方案，才有继续下去的理由、而这是一个非常重要的基础、最后就是一些细节问题，当然这就考虑到负责人的能力问题。在面对各种情况时，负责人是否可以积极的应对，这些都是必须要想到的问题。
在策划的过程中该考虑的问题有哪些？
普通的安全问题：现场的筹划人员应该能够提供给你消防信息，比如火灾疏散通道和紧急医疗救助信息。
这些信息都是作为公司的联络人员要具备、了解的。
一旦你决定在某个场馆举行这次会议，你应该安排一次实地考察，让现场的筹划人员带你看看会议室的地点，指给你公用电（dian）话、安全出口、楼梯和疏散通道的位置。
很明显，一旦发生事故，场馆员工会帮助疏导与会人员，不过最好你本人能对这些信息了然于胸。
详细的安全问题：有的会议场所聘用了会议策划人员。
选择这些会议场地的好处之一是，策划人员希望了解与会人员和会议本身的种种问题。
策划人员会和你讨论这些细节，帮你谋划解决你所担心的那些问题。和他们讨论时，切记要包括以下的问题：
      公司由于经常要举行客户培训会议、企业交流会、公司年会总结、发布会等等各种大型会议，这时会议内容资料的存储是很重要的，所以准备为会议场地现场拍摄的录像记录要做好方方面面的工作。小编在这里收集了一些专业录像经验分享给大家。
    要了解会议内容、会议流程、会议拍摄的要求等等。
出发之前要做的准备工作比如说如需要录像带的数量、拍摄的格式及机型、持续供电电池的数量、摄像人员数量等等。
我们的会议由于周期长、画面要求质量高、活动范围广等特点，因此我们准备了近100盘录像带，sony广播级的摄像机两台，三角架云台一部（一台固定，另一台摄像机游走），电池8块，并配有充电器，以保证两台机18小时不间断供电，同时，准备了卡侬、莲花等各种接头及白平衡板，色纸及部份灯具，以保证摄像质量的完美。
为了最大限度差少活动单位的摄像成本，我们只安排了3名摄制组成员，并且要求每人只带摄像器材，不带生活用品，以全身心投入摄像工作中。

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